Módulo de Entrenamiento

🦜GUÍA DE CAPACITACIÓN INTERNA

EQUIPO WEBCAMAYA

Roles: Ventas y Soporte Técnico

Versión: 1.0

Marca: Webcamaya – Tu solución digital todo en uno

🔵 MÓDULO 1: INTRODUCCIÓN A WEBCAMAYA

🎯 Objetivo

Comprender qué es Webcamaya, sus productos y su propuesta de valor.

💡 Qué es Webcamaya

Webcamaya es una plataforma todo en uno para automatizar negocios locales y agencias. Combina herramientas esenciales como CRM, chatbots, inteligencia artificial (IA), embudos de ventas, calendarios, y soluciones de email/SMS marketing y WhatsApp en una sola interfaz.

💎 Productos Principales (Planes)

Express: Diseñado para Negocios Pequeños. Ofrece automatización básica de mensajes y citas.

Profesional: Ideal para Agentes, Asesores y Vendedores. Incluye CRM completo, Embudos y Seguimiento automático avanzado.

Premium: Pensado para Agencias y Franquicias. Permite Multiusuarios, Subcuentas y Reportes avanzados de gestión.

🧠 Filosofía Webcamaya

“Automatiza tu negocio y deja que la IA trabaje por ti.”

🟢 MÓDULO 2: CAPACITACIÓN DEL EQUIPO DE VENTAS

🎯 Objetivo

Aprender cómo presentar, vender y activar las cuentas de clientes.

🧩 1. Conocimiento del Producto

El agente de ventas debe dominar:

  • Las diferencias claras entre los planes Express, Profesional y Premium.

  • Los beneficios clave que ofrecemos: ahorro de tiempo, más clientes, atención 24/7.

  • Los resultados tangibles que obtiene el cliente al usar la plataforma.

  • Presentar casos de éxito o demostraciones pertinentes.

📞 2. Proceso de Venta Paso a Paso

Paso 1: Calificación del Cliente

  • Identifica el tipo de negocio del prospecto.

  • Escucha sus necesidades y "puntos de dolor" (ej. “pierdo clientes por no responder”).

  • Recomienda el plan adecuado (Express, Pro o Premium).

Paso 2: Presentación

  • Muestra una demo corta y enfocada (5–10 min).

  • Enfatiza la marca blanca con IA, CRM y automatización.

  • Vende beneficios, no funciones: “Te ayudará a cerrar más ventas sin perder mensajes.”

Paso 3: Cierre

  • Envía el link de pago o activa la prueba gratuita (si aplica).

  • Confirma el método de pago (Stripe, PayPal o enlace interno).

  • Marca la oportunidad en el CRM como Cliente Cerrado.

Paso 4: Onboarding

  • Una vez realizado el pago, crea su subcuenta y envía el correo de bienvenida.

  • “Tu cuenta Webcamaya está lista. Aquí puedes ingresar 👉 ”

  • Agenda una breve llamada de instalación si el cliente la requiere.

🧾 3. Herramientas que usa el Equipo de Ventas

  • Webcamaya CRM (para gestión y seguimiento de leads).

  • Calendario Webcamaya (para agendar demos de forma eficiente).

  • WhatsApp Business / Chat integrado (para comunicación directa).

  • Email corporativo ([email protected]).

  • Plantillas de SMS / Email (para recordatorios, demos, confirmación de pagos).

💬 4. Comunicación con el Cliente (Reglas de Oro)

  • Mantener un tono profesional, breve y amable.

  • Siempre usar mensajes personalizados con variables como .

  • Confirmar el recibo de documentos o enlaces importantes.

  • Realizar seguimiento a las 24h y 72h si el cliente no responde.

⚙️ 5. Tareas Diarias del Equipo de Ventas

✅ Revisar leads nuevos en el pipeline del CRM.

✅ Confirmar citas y recordatorios agendados.

✅ Enviar demostraciones a nuevos contactos.

✅ Dar seguimiento a prospectos que no han completado el pago.

✅ Reportar cierres y prospectos fríos para mantener el CRM limpio.

🔵 MÓDULO 3: CAPACITACIÓN DEL EQUIPO DE SOPORTE

🎯 Objetivo

Brindar asistencia técnica rápida, clara y empática a los clientes activos.

🧩 1. Funciones Principales

  • Resolver problemas técnicos básicos (acceso, configuraciones, etc.).

  • Orientar al cliente en el uso de herramientas (CRM, Workflows, Embudos).

  • Reportar errores graves al área técnica o de desarrollo.

  • Garantizar que el cliente tenga una experiencia positiva con la plataforma.

🧰 2. Canales de Soporte

  • WhatsApp Soporte: Para consultas rápidas. Tiempo de respuesta: 15 min – 1h.

  • Correo [email protected]: Para tickets detallados y complejos. Tiempo de respuesta: 24h.

  • Centro de Ayuda: ayuda.Webcamaya.online (Guías paso a paso). Disponibilidad: 24/7.

⚙️ 3. Tipos de Solicitudes y Cómo Atenderlas

🟢 Acceso o Login:

Solución: Verificar correo de bienvenida o usar el botón ‘¿Olvidaste tu contraseña?’ en la página de acceso.

🔵 Problemas con WhatsApp o SMS:

Solución: Revisar si la línea está conectada; comprobar saldo o permisos de Twilio.

🟣 Automatización no responde:

Solución: Revisar el workflow (que esté activado y con disparador correcto); confirmar que el contacto esté en el pipeline adecuado.

🟠 Emails no llegan:

Solución: Verificar que el SMTP esté configurado correctamente; confirmar dominio verificado (SPF / DKIM).

💡 Importante: Siempre registrar la solicitud en el CRM y marcar como “Soporte en Proceso” o “Resuelto”.

💬 4. Comunicación con Clientes en Soporte

Tono recomendado: Cortés, claro y no técnico si el cliente no está familiarizado con la terminología. Siempre ofrecer una solución o un paso siguiente.

Ejemplo de respuesta: “Hola , ya revisamos tu cuenta y reactivamos tu conexión con WhatsApp. Puedes probar de nuevo y confirmarnos si funciona correctamente 🙌.”

🧾 5. Tareas Diarias del Equipo de Soporte

✅ Revisar tickets y mensajes entrantes.

✅ Clasificar solicitudes por prioridad.

✅ Responder correos de soporte y tickets.

✅ Revisar workflows y embudos que el cliente reportó con errores.

✅ Actualizar la base de conocimiento interna o pública.

✅ Informar incidencias recurrentes al administrador para revisión general.

🟠 MÓDULO 4: HERRAMIENTAS INTERNAS WEBCAMAYA

🧠 Principales Módulos que Todo el Equipo Debe Conocer

  • CRM: Seguimiento y gestión de leads y clientes.

  • Calendarios: Agendar citas, demos y llamadas de instalación.

  • Workflows: Automatizar mensajes, recordatorios y procesos de seguimiento.

  • Embudo / Funnels: Crear páginas y procesos para captar leads desde campañas de marketing.

  • Automatización IA: Configuración de Chatbots y respuestas automáticas inteligentes.

  • Reporting: Visualizar métricas de desempeño y efectividad de las campañas.

💡 Consejo: El equipo debe practicar con cada módulo en una cuenta demo antes de atender clientes reales.

🟣 MÓDULO 5: PROCESO DE ESCALAMIENTO

🎯 Objetivo

Garantizar una cadena de atención profesional cuando un problema requiere revisión avanzada.

Nivel 1: Soporte Básico

→ Solución inmediata o guía rápida con recursos del Centro de Ayuda.

Nivel 2: Soporte Técnico Avanzado

→ Implica revisión de workflows, integraciones complejas o problemas de configuración de dominios.

Nivel 3: Administración o Desarrollo

→ Reportar a [email protected] con un reporte completo y detalles técnicos.

💡 Requisito: Todo caso escalado debe contar con el ID del cliente, descripción detallada del problema, pasos realizados previamente, y capturas o video del error.

💼 MÓDULO 6: CULTURA WEBCAMAYA

💬 Valores del Equipo

Empatía: Entender al cliente antes de responder.

Proactividad: No esperar órdenes para resolver; tomar la iniciativa.

Claridad: Explicar con lenguaje simple, evitando tecnicismos innecesarios.

Velocidad: Responder rápido, incluso si es solo para decir “estamos revisando su solicitud”.

Excelencia: Cada interacción debe dejar una buena impresión y reflejar nuestro profesionalismo.

📊 MÓDULO 7: MÉTRICAS DE DESEMPEÑO

  • Tasa de Respuesta en menos de 1h (Área: Soporte): Meta ≥ 90%

  • Cierre de Leads (Área: Ventas): Meta ≥ 25%

  • Tiempo Promedio de Resolución (Área: Soporte): Meta < 24h

  • Demostraciones Agendadas (Área: Ventas): Meta ≥ 15/semana

  • Retención Mensual de Clientes (Área: General): Meta ≥ 80%

🧾 MÓDULO 8: RECURSOS DE ENTRENAMIENTO

📘 Centro de Ayuda: https://ayuda.Webcamaya.online

🎥 Videos de Capacitación:

  • Introducción a Webcamaya.

  • Cómo crear y usar pipelines.

  • Cómo activar workflows.

  • Cómo integrar WhatsApp y calendario.

  • Cómo atender un ticket de soporte.

💬 Canal Interno de Comunicación: Grupo WhatsApp o Slack “Webcamaya Team”