Módulo de Entrenamiento

🟢 CONFIGURACIÓN PASO A PASO – PLAN EXPRESS WEBCAMAYA

El objetivo de esta configuración es automatizar la atención básica y el agendamiento para negocios pequeños, entregando valor de forma inmediata.

1. Configuración Inicial de la Subcuenta

✅ Objetivo

Activar la cuenta del cliente y dejar su espacio listo para usar dentro de nuestra plataforma principal de Webcamaya.

Pasos Clave:

  • Entra a tu cuenta principal de Webcamaya.

  • Crea una nueva subcuenta → clic en “Crear cuenta nueva”.

  • Asigna el nombre del negocio, teléfono, dirección y un dominio temporal (ejemplo: negocio.Webcamaya.online).

  • Sube el logo del negocio y ajusta los colores de marca.

  • Asigna el Plan Express con permisos básicos (1 usuario, 1 línea, acceso a CRM y automatización básica).

💡 Consejo: Agrega una nota interna con el tipo de negocio (ej. “plomería”, “barbería”) para futuras referencias y personalización.

2. Integración de Comunicación (Canales Centralizados)

✅ Objetivo

Conectar los canales de contacto para que todos los mensajes y citas se centralicen en el panel de Webcamaya.

Pasos Clave:

Teléfono (SMS/Llamada):

  • Entra al menú Configuración → Teléfono.

  • Conecta un número (Twilio o LeadConnector), configura el país y verifica el SMS.

Correo Electrónico:

  • Entra a Configuración → Email Services.

  • Conecta Gmail o usa el correo del dominio (SMTP).

Calendario:

  • En Calendarios, crea uno llamado “Citas Express”.

  • Define horario laboral (ej. Lunes a Viernes, 9 a 6 pm).

  • Activa confirmaciones automáticas vía SMS o correo.

💡 Consejo: Agrega el enlace del calendario en el sitio o perfil de Instagram del cliente para empezar a captar citas.

3. Configuración del CRM (Organización Básica)

✅ Objetivo

Organizar y clasificar clientes automáticamente para facilitar el seguimiento (incluso con 1 solo usuario).

Pasos Clave

  1. Crea un Pipeline llamado “Clientes Express”.

    • Etapas: “Nuevo Lead”, “Cita Agendada”, “Cita Completada”, “Cliente Cerrado”.

  2. Crea Etiquetas Automáticas para organizar contactos rápidamente: lead-nuevo, interesado, cita-agendada.

  3. Personaliza Columnas en Contactos: Nombre, Teléfono, Servicio de Interés, Fecha de Cita.

4. Automatización (Workflows Esenciales)

✅ Objetivo

Responder y agendar de forma automática a cada nuevo registro, sin intervención del dueño del negocio.

Workflows Básicos a Crear:

Workflow 1: “Bienvenida Plan Express”

  • Disparador: Nuevo formulario o contacto añadido.

  • Acciones:

    1. Enviar SMS de bienvenida: “Hola , gracias por tu interés en Webcamaya ADMIN. Te ayudamos a agendar tu cita aquí 👉 .”

    2. Esperar 24 horas → si no agenda, enviar recordatorio.

    3. Agregar etiqueta: interesado.

Workflow 2: “Confirmación de Cita”

  • Disparador: Cita agendada.

  • Acciones:

    1. Enviar SMS de confirmación: “Hola , confirmamos tu cita el . Si necesitas ayuda, responde este mensaje.”

    2. Enviar recordatorio 1 hora antes de la cita.

Workflow 3: “Seguimiento Post-Cita”

  • Disparador: Cita completada.

  • Acciones:

    1. Enviar mensaje de agradecimiento: “Gracias por visitarnos . Si quieres agendar otra cita o recomendarnos, escríbenos por aquí 😊.”

    2. Mover contacto a la etapa “Cliente Cerrado” en el pipeline.

5. Página o Formulario de Captura

✅ Objetivo

Recibir nuevos leads directamente en el CRM desde redes o anuncios.

Pasos Clave:

  1. Entra a Sitios → Formularios y crea uno llamado “Registro Express”.

    • Campos: Nombre, Teléfono, Servicio, Fecha preferida.

  2. Activa notificaciones automáticas al propietario cuando alguien se registre.

  3. Conecta el formulario al pipeline “Clientes Express” y al Workflow de Bienvenida.

  4. Copia el enlace del formulario para usarlo en Campañas de Meta Ads, perfil de Instagram o sitio web.

6. Plantillas de Mensaje y Correo

✅ Objetivo

Establecer una comunicación profesional desde el día uno.

🔹 Ejemplos de SMS:

  • Bienvenida: “Hola , gracias por escribirnos. ¿En qué servicio te podemos ayudar hoy?”

  • Cita Pendiente: “Te ayudamos a confirmar tu cita aquí 👉 .”

Ejemplo de Correo:

  • Asunto: Bienvenido a Webcamaya ADMIN

  • Cuerpo: “Hola , gracias por tu interés. Puedes agendar tu cita en el horario que prefieras 👉 . ¡Nos vemos pronto! — Equipo Webcamaya ADMIN”

7. Prueba y Verificación (Garantía de Calidad)

✅ Objetivo

Comprobar que todos los pasos y la automatización funcionen perfectamente.

Pasos de Verificación:

1. Envía un registro de prueba desde el formulario.

2. Verifica que:

  • Se reciba el SMS de bienvenida.

  • Se cree el contacto en el CRM con la etiqueta correcta.

  • El flujo cambie de etapa automáticamente.

  • Los recordatorios se envíen correctamente.

3. Ajusta textos o horarios según los resultados de la prueba.

8. Entrega al Cliente (Onboarding Express)

✅ Objetivo

Presentar el sistema como listo para usar y minimizar las dudas.

Pasos Clave:

  1. Explica cómo ingresar a la plataforma y revisar la bandeja de entrada (mensajes).

  2. Enséñale cómo ver su calendario y confirmar las citas.

  3. Muestra brevemente cómo cambiar el texto de los mensajes si lo desea.

  4. Ofrece tu WhatsApp de soporte o acceso al Centro de Ayuda Webcamaya para futuras consultas.